همکاری و هماهنگی دو بازوی مهم و قوی برای پیروزی هر مجموعه‌ای می باشند. این دو واژه همانند هم به نظر می‌رسند، اما معنی کاملا متغیری دارند و هریک شامل سیستم کاری متغیری خواهد شد. در این مقاله، تفاوت‌های همکاری و هماهنگی را بازدید می‌کنیم و با توضیح هریک پشتیبانی می‌کنیم که فهمید شوید هرکدام را چه زمان باید به کار بگیرید.
تعریف هماهنگی و همکاری
هماهنگی یعنی تیم‌ها می‌توانند چارچوب‌ها و راه حلهای کار ازپیش‌تعیین‌شده را به کار بگیرند و جدا گانه کار کنند. برای مثال ارسال خواست طراحی نوعی هماهنگی محسوب می‌بشود و روندی ازپیش‌تعیین‌شده وجود دارد که کارکنان با منفعت گیری از آن کار را راحت‌تر انجام خواهند داد.
همکاری زیاد زیاد تر از هماهنگی زمان‌بر است و شامل تشکیل روندی کاملا تازه می‌بشود که زیاد تر نیازمند هم‌فکری اعضای مهم مجموعه است تا درمورد راه‌حل‌های بالقوه او گفت و گو کنند و درمورد مسیر پیش رو تصمیم بگیرند. برای مثال تعیین روال بهینه برای رسیدگی به خواست‌های طراحی در شرکت شما نوعی همکاری محسوب می‌بشود.
به‌زبان ساده، همکاری زمان و انرژی بسیاری می‌گیرد و همیشه هم ملزوم نیست و با تکیه بر هماهنگی، می‌توانید زمان تعداد بسیاری را برای تمرکز کارمندان روی کار خود آزاد کنید.
تفاوت هماهنگی و همکاری
هماهنگی (coordination): یعنی همه افراد دخیل در یک فعالیت، سازمان‌یافته با هم کار می‌کنند.
همکاری (collaboration): یعنی دو یا چند نفر با هم کار می‌کنند تا به هدفی مشترک برسند.
احتمالا این دو مفهوم همانند هم به نظر برسند، اما هماهنگی و همکاری معانی متغیری دارند. همکاری بدون هماهنگی اتفاق نمی‌افتد، ولی بدون همکاری می‌توان هماهنگی تشکیل کرد.
هماهنگی اختصاصی مرحله برنامه‌ریزی کار است و همکاری در مرحله انجام کار اتفاق می‌افتد. وقتی که نیازی به همکاری نیست، انجامش امکان پذیر شدت پیشبرد کار را کم کند و مانع تصمیم‌گیری بشود. فقدان هماهنگی هم احتمالا علتبشود که اعضای تیم برای انجام ماموریت های خود دو برابر تلاش کنند یا وقتی که چشم به راه تصمیم‌ها یا تحویل‌گرفتن کارها از همکاران خودند، کارشان به تأخیر بیفتد. در هر دو مورد، زمان تلف می‌بشود، منبع های به‌درستی منفعت گیری نمی‌شوند و منبع های مالی هدر می‌روال و همه اینها بر خروجی نهایی و مشتریان تاثییر می‌گذارد.
چه وقتی به فکر هماهنگی باشیم و چه وقتی همکاری کنیم؟
مطابق تحقیقات آزمایشگاه نوآوری کار (The Work Innovation Lab)، شرکت‌های پربازده راهبردهای مشخصی برای منفعت‌گیری از هماهنگی و همکاری دارند. وقتی که تیم‌ها دچار ارتباطات رفت‌وبرگشتی همانند به‌روز‌رسانی حالت، شرکت در جلسات، و جواب‌دادن به ایمیل‌ها و مطلب‌ها می باشند، این کار از تشکیل اضافه‌بار مشارکتی دردسرساز جلوگیری می‌کند.
زمان منفعت گیری از هماهنگی
آزمایشگاه نوآوری کار دریافت که شرکت‌های پربازده تمایل دارند برای فعالیت‌هایی از هماهنگی منفعت ببرند که تا حد بسیاری از قبل اشکار‌اند و با منفعت گیری از فرایند‌های حاضر جدا گانه انجام خواهد شد، از جمله:
اگرچه امکان پذیر منفعت گیری از هماهنگی برای تصمیم‌گیری شگفت به نظر برسد، آزمایشگاه نوآوری کار فکر می‌کند که شرکت‌های پربازده بر مدل‌های تصمیم‌گیری همانند RACI و RAPID تکیه می‌کنند که نقش‌های تصمیم‌گیری را هماهنگ و آنها را از قبل اشکار می‌کنند.
زمان منفعت گیری از همکاری
بر پایه تحقیق مذکور، شرکت‌های پربازده از همکاری برای دو فعالیت زیاد مهم منفعت گیری می‌کنند: طوفان فکری و حل قضیه.
طوفان فکری: مقصد طوفان فکری تشکیل چیزی تازه است. هنگامی که طوفان فکری به‌درستی انجام بشود، ایده‌هایی را تشکیل می‌کند که یک فرد به‌تنهایی نمی‌تواند به آنها دست یابد. برای این که طوفان فکری به نتیجه مطلوب برسد، به مقدار بسیاری ربط و همکاری بین شرکت‌کنندگان نیاز است.
حل قضیه: مطابق تحقیقات، وقتی که اعضای تیم‌ها از نظر توانایی شناختی متنوع‌اند، مشکلات را سریع تر و بهتر حل می‌کنند. برای منفعت‌گیری از تنوع توانایی شناختی، کارکنان باید از نظر روانی حس امنیت کنند و قادر به گفتن ایده‌ها بدون هراس از مجازات یا تحقیر باشند. همانند طوفان فکری، تشکیل این چنین محیط نیز نیازمند ارتباطات و همکاری بسیاری است.
آزمایشگاه نوآوری کار همکاری را پرهزینه می‌داند، چراکه نیازمند ربط زیاد و رفت‌وآمد بین کارکنان است و این یعنی انتخاب دقیق این که چه وقتی از همکاری منفعت گیری می‌کنید و چه وقتی منبع های را ذخیره می‌کنید و به‌جای همکاری از هماهنگی منفعت می‌برید، زیاد مهم است.
۵ مسئله برای هماهنگی موفق در محل کار
۱. آموزش دهید
آموزش کارکنان روشی یقین برای بهبود هماهنگی در محل کار است و امکان پذیر شامل دوره‌های پایه مربوط به وظایفی باشد که می‌خواهید افراد انجام بدهند یا تیم شما را به تازه ترین توانایی‌های مدیریت پروژه تجهیزمی‌کنند. با بهبود توانایی سازمان برای رسیدگی به ماموریت های و نحوه سازمان‌دهی آنها، به‌گمان زیاد راه‌های جدیدی برای انجام کار اشکار می‌کنید و کارایی افزایش می‌یابد.
۲. نقش‌ها را اشکار کنید
مطابق یکی از پژوهش‌ها، ۵۳درصد از کارکنان تا حد بسیاری به ماموریت های و نقش خود آگاه بودند و ۸۶درصد از این افراد اظهار کردند که منفعت‌وری کاری‌شان عالی است. به این علت اشکار‌بودن نقش و ماموریت های افراد هماهنگی را زیاد آسان می‌کند. یقیناً این تنها مزیت شفافیت نقش‌ها نیست و بر پایه پژوهش مذکور، ۸۴درصد از این افراد تمایل بسیاری به ماندن در کنار کارفرمای خود داشتند.
۳. اهداف را اشکار کنید
آن لتهام، ملکه شفافیت، در «فوربس» (Forbes) نوشته است که نزدیک به ۸۰درصد از زمان کارمندان به‌علت فعالیت‌های غیرمولد و سردرگمی هدر می‌رود. انجام عمل های ساده‌ای همانند تعیین زبان کاری مشترک، به حداقل رساندن کارهای برتری‌دار و تشکیل حس پیشرفت ملموس علتمی‌بشود افراد راحت‌تر بفهمند هدفشان چیست.
۴. بازخورد دهید
هماهنگی پروژه فرایندی مداوم است. حتی برنامه‌ریزی‌شده‌ترین ماموریت های نیز هم میانه کار و هم سپس از پایان آن نیاز به دقت و بازدید دارند. بازدید و بازخورد مناسب و مستمر علتمی‌بشود زیاد تر به منبع های، پتانسیل‌ها، کارهای عقب‌افتاده و هر مشکل فرد دیگر دقت کنید و برای آینده برنامه‌هایی کارآمدتر تدوین کنید.
۵. بر هزینه‌ها نظارت کنید
این قسمت در هر پروژه‌ای زیاد مهم است، اما امکان پذیر ادامه‌دادن این نظارت با پیشرفت پروژه چندان آسان نباشد. با تقسیم ماموریت های به قسمت‌های کوچک‌تر، می‌توانید منبع های ملزوم را تخمین بزنید و جداول وقتی تشکیل کنید. بودجه‌بندی‌نکردن و پایبندنبودن به آن امکان پذیر تبدیل ناتمام‌ماندن ماموریت های بشود و تأثیر منفی بر نتیجه نهایی پروژه داشته باشد.
۵ مسئله برای همکاری موفق در محل کار
۱. تیم‌ها را با دقت انتخاب کنید
راه اندازی تیم کار آسانی نیست. شما باید نقاط قوت، دانش و حرکت افراد را در نظر بگیرید و به این فکر کنید که فردی با این ویژگی‌ها چطور امکان پذیر با دیگر اعضای تیم همخوانی یا تضاد داشته باشد. با خواست از همه برای آشنایی با روش کار هم‌تیمی‌های خود، سازمانتان در موقعیت بهتری برای همکاری قرار می‌گیرد.
۲. کانال‌های ارتباطی را فراهم کنید
کارمندان میانگین ۲۰ ساعت در هفته را صرف منفعت گیری از ابزارهای ارتباطی دیجیتال می‌کنند. برای منفعت گیری حداکثری از دانش، توانایی‌ها و دیدگاه‌ها زیاد مهم است که بستر ارتباطی مناسب برای سازمان خود را بیابید. کانال‌هایی که امکان اشتراک‌گذاری بی‌وقفه و سوال درمورد ایده‌ها را فراهم می‌کنند، گمان کسب نتایج عالی را افزایش خواهند داد.
۳. در خصوص مقصد صریح باشید
برای القای هدفی قوی از همان ابتدا، یک جلسه ترتیب دهید. زمان بگذارید و نقش همه را به‌وضوح اشکار کنید. تلاش کنید این جلسه او گفت‌وگومحور باشد و اعضای تیم حس راحتی می‌کنند تا سوال بپرسند و به یکدیگر بازخورد بدهند. این چنین به اعضای تیم خود ابزاری بدهید که به‌پشتیبانی آن قیمت کارشان برای دستیابی به مقصد کلی را بسنجند. همه همکاران موفق این کار را انجام خواهند داد.
۴. اعتمادسازی کنید
شالوده همکاری مطمعن افراد به یکدیگر در محیط کار است. رهبران باید به اعضای تیم مطمعن کنند که کار باکیفیت انجام بدهند و اعضای تیم باید به رهبرانشان مطمعن کنند که تصمیمات درستی برای سازمان بگیرند. به گمان زیاد مهم‌تر از همه، همکاران (به‌اختصاصی آنهایی که از قسمت‌های گوناگون‌اند) باید مطمعن داشته باشند که هرکس کار او را به بهترین نحو انجام می‌دهد. هنگامی که تنها ۴۱درصد از کارمندان اعتقاد دارند که «مطمعن» برتری مهم در سازمان آنهاست، تشکیل مطمعن می‌تواند مزیت رقابتی قابل‌توجهی به شما بدهد.
۵. پیروزی‌های خود را جشن بگیرید
هنگامی به مقصد مدنظرتان رسیدید، باید پیروزی خود را جشن بگیرید. این که به کارمندانتان نشان دهید نه فقط برای نتیجه کارشان، بلکه برای توانایی‌های همکاری آنها قیمت قائلید، نشان‌دهنده فرهنگ سازمانتان است. با گنجاندن اهداف مرتبط با همکاری در اهداف کارکنان، فرهنگی کاری را تحکیم می‌کنید که تبدیل پیروزی در آینده می‌بشود.
چند سوال برای انتخاب همکاری یا هماهنگی
۱. چه نوع فعالیتی مورد نظر است؟
اگر نیاز به‌ایده‌ها یا فرایند‌های تازه دارید، به گمان زیاد همکاری ملزوم است. اما برای کارهای ساده‌تر همانند انتقال و قبول هماهنگی گزینه بهتری است.
۲. آیا اجزای مهم کار با تیم‌ها یا کارکرد‌های حاضر هماهنگ‌اند؟
اگر این همسویی وجود دارد، سراغ هماهنگی بروید، اما اگر وجود ندارد، به گمان زیاد همکاری ملزوم است تا یقین شوید که تیم‌ها قبل از اغاز، درمورد انتظارات، فرایند‌ها و مسئولیت‌ها هم‌نظر شده باشند.
۳. آیا برای کسب نتیجه مطلوب به مجموعه جدیدی از اهداف یا معیار‌ها نیاز دارید؟
اگر اهداف تازه و معیار‌های کارکرد الزامی‌اند، باید از همکاری منفعت بگیرید. اما اگر می‌توانید با منفعت گیری از تیم‌ها، اهداف و معیار‌های حاضر به نتایج دلخواه برسید، باید روی هماهنگی تمرکز کنید.
نوبت شما است
آیا تابه‌حال به تفاوت‌های همکاری و هماهنگی دقت کرده بودید؟ در سازمان شما، کدام‌یک از این دو زیاد تر به کار گرفته می‌بشود؟ نظرتان را در تکه دیدگاه‌ها برایمان بنویسید.
چطور در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌شدت طی کنیم.
